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你做得最多的“伪工作”,可能就是PPT

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如今,PPT已经成为了工作中必不可分的一部分。

 

路演,要写 PPT;面谈,要写 PPT;开会,也要写 PPT……随着PPT被滥用,它越来越成为“泛工作”的象征。

 

但回到本源,我们首先是为了交流才选用各种合适的工具,而不是任何需要交流的地方,都被迫选用一种低效的工具。


反过来思考,总是反过来思考——是不是所有的交流都需要通过PPT才能完成?什么样的交流效率最高?这篇文章提出了几个替代 PPT 的方式和场景,这些方式也许适合你也许不适合,但最重要的事情是,你不是要消除 PPT,而是要真正的重视有效的沟通。与“有效沟通”目标无关的 PPT 都是伪工作。



回到本源,PPT 最初的使用场景是极为有限的。


PPT首先是用于教学。我们上大学那会,起初没有 PPT,只有幻灯片,需要专门的幻灯机播放。而幻灯片制作方法、成本都要求比较高。能做幻灯片的人比较少,能用幻灯片课件的教室也比较少,那时称之为“电教室”,一个名牌大学配不了几个。后来电脑、Office 等工具普及了,大家在课堂越来越多的使用 PPT,听说现在的小学生教学也更多的使用 PPT。老师更少的板书,取而代之的是用电脑放 PPT。


PPT 另外一个典型场景是与客户交流,这种交流包括发布会,也包括小型的线下会议。在这种场景下,PPT 的确是成本相对较低(对比“微视频”),而且效果比较好。尤其是 iPhone 流行之后,乔布斯的讲演能力虽然没有几个人学到,但是类似 Apple 发布会风格的 PPT 首先在神州大地流行起来。从大公司到创业公司,概莫能外。


以上两种场景下,PPT 都是非常合适的工具。后来慢慢地只要讲话就得准备个 PPT,开讲之前,打开电脑,一页页播放,才能把事情说清楚,真是本末倒置啊!



回到本源,我们首先是为了交流才选用各种合适的工具,而不是任何需要交流的地方,都被迫选用一种低效的工具。说 PPT 低效大家也无需辩护,PPT 在制作和传播思想两方面都是无可置疑的效率低下。


先来说说制作,本来10分钟能写好的文本备忘录,要改成能看的 PPT,没有一小时搞不定。因为你会考虑用哪个模板,分哪几页,需要配什么图,需要多大的字号。这还是非常朴素的 PPT,要是豪华一些的 PPT,我打赌你花在“形式”上的时间要超过花在“内容”的时间10倍以上。


再来说传播思想,国企风的 PPT 是每个页面非常多的文字,看豆腐块文字的时候,你还不知道是从左到右看还是从上到下看。我每次看到这种 PPT 都有想吐的感觉。科技型公司流行的是 Apple 类的简洁风,一页上没有几个字。这种 PPT 是看着眼睛爽,但是内心极其崩溃。如果不是执笔人亲自讲,你根本无法抓住 PPT 到底想说什么。


回到目的本身,我们是为了更加有效的交流,所以我们还是多花一些时间思考如何才能更加高效和有效的交流。


最好的交流方式是什么?我们要有一个评价框架。我的公式如下:


交流效果 = 交流的时效 x 达成共识的效率 x 传播的效力


简单解释一下:


1.交流的时效指当你有想法时,能多快的去与相关人发起交流。


2.达成共识的效率是指交流的双方或者多方能在多短的时间内对于交流内容达成共同的理解。


3.传播的效率是指共识能被传播的范围和传播的速度。


这里强调一下,一个好的交流并非要在以上三个因素方面都最大化。还是取决你们交流的内容是什么?最终要达到的目的是什么?


比如是老板的战略思考,那么我们会更加侧重看传播的效力;如果是两个人之间有误会,我们更看重交流的时效;如果是小组开动员会,我们更看重达成共识的效率。



这是一个完整的框架,先说说我最近用的几个替代 PPT 的方式和场景:


1.当面一对一交流 —— 从眼睛到体态:在人类的交流中,再也没有什么比当面一对一交流更好的方式了。当面一对一交流,大家很快就能熟悉起来。相比写邮件、发钉钉消息,发微信,打电话,当面一对一真是“破冰”利器。


当然,在一对一交流中,要注意循序渐进,不要一上来就谈非常严肃的事情。你们之间最重要的是先熟悉,再建立信任,再谈业务。不要把顺序搞反了或者干脆忽视了前面的环节。我以前碰到过一些做调查的朋友,对方上来就想和你谈“触及心灵”的内容,这不是徒劳吗?


2.头脑风暴会 —— 放下 PPT,围在白板前 :先花时间听大家的,然后抒发自己的观点。通过白板和总结帮助大家达成共识。


3.汇报工作 —— 脑图足矣:汇报工作也可以放弃 PPT 吗?答案是 Yes。因为能把事情说清楚的方式有很多,而 PPT 是最差的一个。我最近用的比较多的是脑图。脑图太简单了,简单到我无需给大家特意解释。


如果你想训练自己的逻辑思维,或者按照“金字塔方法”写作,完全可以多用脑图。我用的比较多的脑图工具是 MindNode 和 XMind。


脑图也要注意:一般情况下每一层不要超过三个点,每一个结点也要控制分支的个数,整个脑图的层级最好控制在三级以内。如果你的脑图太复杂,你要么没有把逻辑想清楚,要么太贪心,想说的太多。其实效果并不好,因为交流要站在“对方理解”的角度,而不是“自己爽”的角度。



当然,说到最后,PPT 只是表象,最关键的还是一个组织,一个部门,以及个人对于“有效沟通”的重视性。他们愿意花多少时间,真正的去沟通,而不是扯皮、推卸责任、或者只是为了秀自己工作的重要性。


当有效的沟通时间增加时,留给 PPT 的空间必然减少。而当 PPT 无处不在时,这个组织充满了低效甚至无效的沟通。当无效或者低效沟通比例很大时,这个组织中“伪工作”的现象比较普遍。


所以,总结一句话:你不是要消除 PPT,而是要真正的重视有效的沟通。与“有效沟通”目标无关的 PPT 都是伪工作。


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aimai

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